Dokumente zentral verwalten und strukturieren
SharePoint als DMS
SharePoint bietet Unternehmen eine zentrale Plattform zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Im Vergleich zu klassischen Fileservern bietet SharePoint viele Vorteile.
Vorteile von SharePoint
SharePoint ermöglicht Zugriff von überall, Versionierung von Dokumenten, gemeinsame Bearbeitung von Dateien und granulare Zugriffsrechte. Durch die enge Integration mit Microsoft 365 fügt sich SharePoint nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein.
Struktur von Dokumentenbibliotheken
Eine klare Struktur erleichtert die Arbeit erheblich. Empfohlen werden Dokumentenbibliotheken nach Abteilungen, Projektordner und definierte Zugriffsrechte.
Eine saubere Organisation verhindert Datenchaos und erhöht gleichzeitig die Sicherheit. Besonders in wachsenden Unternehmen ist eine durchdachte Ordnerstruktur von Anfang an entscheidend.
Microsoft 365
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Dokumentenmanagement
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Tipps für eine erfolgreiche SharePoint-Einführung
Der häufigste Fehler bei der Einführung von SharePoint ist eine fehlende Strukturplanung. Ohne klare Regeln entstehen schnell unübersichtliche Ordnerstrukturen und doppelte Ablageorte.
Bewährte Empfehlungen: Erstellen Sie Dokumentenbibliotheken nach Abteilungen oder Geschäftsbereichen. Nutzen Sie Metadaten und Tags statt tiefer Ordnerverschachtelungen. Definieren Sie Zugriffsrechte von Anfang an nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Plattform.
Eine saubere Struktur von Anfang an spart langfristig erheblichen Aufwand und verhindert Datenchaos.
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